BelegManager – Handbuch und Anleitung

Die passende Anleitung finden

Beginnen Sie mit der Kurzanleitung oder springen Sie direkt zu Ihrer Aufgabe. Im Programm erreichen Sie die Hilfe mit F1 oder über „Hilfe…“.

• Kurzanleitung: vier Schritte im Alltag
• Belege erfassen und importieren
• Belege mit lokaler KI kontieren und prüfen
• Kontoauszüge importieren und Zahlungen zuordnen
• Sammelzahlungen und Teilzahlungen
• DATEV-Export und Übergabe an die Kanzlei
• Häufige Fragen
• Vollständiges PDF-Handbuch und weitere Themen

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Kurzanleitung: vom Beleg zur Übergabe

1. Rechnung importieren: Wählen Sie die richtige Firma, klicken Sie auf „Belege importieren…“ und wählen Sie die Dateien. Öffnen Sie die Rechnung und vergleichen Sie Datum, Nummer, Gegenpartei und Betrag mit dem Original.
2. Kontierung vorschlagen lassen: Klicken Sie auf „Offene Belege kontieren“. Prüfen Sie Konten, Beträge, Steuer und Aufteilung. Korrigieren Sie einen unpassenden Vorschlag und wählen Sie erst danach „Als geprüft markieren“.
3. Zahlung zuordnen: Importieren Sie den Kontoauszug und ordnen Sie die Bankposten den passenden Rechnungen zu. Kontrollieren Sie die Beträge und den Kontostand.
4. Unterlagen übergeben: Wählen Sie unter „DATEV & ERP ›“ den „DATEV-Export…“. Stellen Sie Zeitraum und Exportarten ein, prüfen Sie die Hinweise und geben Sie die erzeugten Dateien sowie das vollständige Belegpaket an die Kanzlei weiter.

Eine KI-Kontierung ist ein Vorschlag. Die fachliche Prüfung und Freigabe erfolgen durch Sie.

Belege erfassen und importieren

Vorhandene Rechnungen einlesen

1. Wählen Sie im Hauptfenster die richtige Firma.
2. Klicken Sie auf „Belege importieren…“ und wählen Sie die Rechnungsdateien.
3. Öffnen Sie die Belege und kontrollieren Sie die erkannten Angaben.
4. Ergänzen Sie fehlende Daten und prüfen Sie die Eingangs- oder Ausgangsrichtung.

PDFs, Bilder und unterstützte E-Rechnungsdateien werden als Originaldateien gespeichert. Ausgelesene Rechnungsdaten bleiben Vorschläge, die Sie mit dem Original vergleichen.

Scans und überwachte Eingangsordner

Bei Scan-Rechnungen ohne Textschicht benötigt die Texterkennung Ghostscript und Tesseract. Ein optionaler Watch-Dienst kann unterstützte PDF- und XML-Dateien aus eingerichteten Eingangsordnern übernehmen.

Wichtig: Nach erfolgreicher Verarbeitung entfernt der Dienst die Quelldatei aus dem Eingangsordner. Verwenden Sie ihn als Eingangskorb und nicht als dauerhaftes Archiv.

Das Original öffnen Sie über „Belegdatei öffnen…“ im Beleg oder im Rechtsklickmenü einer passenden Buchungszeile.

Belege mit lokaler KI kontieren

Kontieren bedeutet, einer Rechnung die passenden Buchhaltungskonten zuzuordnen. BelegManager kann dafür eine lokal ausgeführte KI verwenden.

1. Erfassen und kontrollieren Sie zuerst die Rechnungsdaten.
2. Prüfen Sie die KI-Statusanzeige: Der KI-Server muss erreichbar und ein Modell geladen sein.
3. Klicken Sie auf „Offene Belege kontieren“.
4. Öffnen Sie die bearbeiteten Belege und vergleichen Sie den Vorschlag mit der Rechnung.
5. Korrigieren Sie unpassende Angaben und bestätigen Sie die Prüfung über „Als geprüft markieren“.

Prüfhinweise und gelernte Regeln

Kann ein Vorschlag nicht übernommen werden, bleibt der Beleg offen. Hinweise stehen am Beleg und im Protokoll. Eine orange Zeile kann auf einen zusätzlichen Prüfhinweis der KI hinweisen.

Wiederkehrende, geprüfte Zuordnungen können als Kontierungsregeln verwendet werden. Diese Regeln finden Sie unter „Auswertungen… → Kontierungsregeln“; sie trainieren das KI-Modell nicht automatisch neu.

Die Datenübertragung selbst bestimmen

KI-Anfragen gehen an die konfigurierte Serveradresse. Für lokalen Betrieb muss diese auf den eigenen Rechner oder einen KI-Server im eigenen Netz zeigen. Beim Übertragen von Belegtexten in einen externen Browser-Chat verlassen die Daten diesen lokalen Ablauf.

Ohne KI können Sie Belege manuell kontieren. Die Prüfung von Konten, Beträgen und Steuerangaben bleibt in beiden Fällen erforderlich.

Kontoauszüge importieren und Zahlungen zuordnen

Eine Rechnung und ihre Zahlung sind zwei unterschiedliche Vorgänge. Die Rechnung dokumentiert den Geschäftsvorfall; die Zahlungszuordnung zeigt den Geldfluss.

Bankdatei importieren

1. Öffnen Sie „Bank & Kasse ›“ → „Kontoauszug importieren…“.
2. Wählen Sie die CSV-Datei oder den elektronischen Kontoauszug im CAMT.053-XML-Format.
3. Bei CSV prüfen Sie die Spaltenzuordnung für Datum, Betrag und Verwendungszweck. Bei CAMT.053 prüft das Programm die Umsätze gegen Anfangs- und Endsaldo; bei Abweichung wird nichts importiert.
4. Vergleichen Sie einige Zeilen mit dem Kontoauszug, insbesondere die Vorzeichen.
5. Übernehmen Sie die Daten und kontrollieren Sie den Endsaldo.

Zahlungen einer Rechnung zuordnen

1. Öffnen Sie „Kontoauszüge…“ und wählen Sie die Zahlung.
2. Nutzen Sie „Zahlungen zuordnen“ oder „Zuordnen (Regeln)“ für Vorschläge.
3. Prüfen Sie die zugeordnete Rechnung und den Betrag.
4. Für eine manuelle Zuordnung oder mehrere Rechnungen verwenden Sie „Beleg wählen…“.

Unter „Auswertungen… → Konten & Salden“ vergleichen Sie den berechneten Bankstand mit dem Kontoauszug. Bei Abweichungen prüfen Sie Anfangsbestand, fehlende oder doppelte Bankzeilen und Endsalden.

Sammelzahlungen und Teilzahlungen bearbeiten

Eine Zahlung auf mehrere Rechnungen aufteilen

1. Öffnen Sie „Kontoauszüge…“, markieren Sie die Bankzeile und klicken Sie auf „Beleg wählen…“.
2. Wählen Sie im Fenster „Zahlung auf Rechnungen aufteilen“ die Rechnungen.
3. Tragen Sie den tatsächlich bezahlten Teilbetrag je Rechnung ein.
4. Kontrollieren Sie Summe und verbleibenden Rest.

Beispiel: Ein Zahlungseingang von 300,00 Euro bezahlt Rechnungen über 100,00 und 200,00 Euro. Sie legen zwei Teilbeträge an; der Bankumsatz bleibt einmalig 300,00 Euro. Bei einem entsprechenden Zahlungsausgang sind die Teilbeträge negativ.

Wenn der Betrag nicht genau passt

Bei einer Teilzahlung ordnen Sie nur den gezahlten Betrag zu; der Rest bleibt offen. Überzahlungen beziehungsweise Guthaben und Rückzahlungen müssen als solche gekennzeichnet werden.

Eine nicht vollständig verteilte Zahlung wird nicht teilweise in den DATEV-Bankstapel übernommen. Ist eine zugehörige Rechnung ungeprüft, bleibt ebenfalls die ganze Bankzahlung aus diesem Stapel ausgeschlossen.

Weitere Abläufe zu Skonto, Verrechnung, Guthaben und Korrekturen finden Sie im vollständigen Handbuch ab Seite 11.

DATEV-Export: Unterlagen an die Kanzlei übergeben

Der Export stellt Dateien für die Kanzlei zusammen. Er überträgt sie nicht automatisch an DATEV oder auf ein anderes System.

1. Wählen Sie die richtige Firma und den Übergabezeitraum.
2. Prüfen Sie Rechnungen, Steuerangaben, Zahlungszuordnungen und direkte Bankkontierungen.
3. Stimmen Sie DATEV-Kontonummern, Header und Steuerschlüssel mit der Kanzlei ab.
4. Öffnen Sie „DATEV-Export…“ und wählen Sie die benötigten Exportarten.
5. Aktivieren Sie das Belegpaket, wenn auch die Originalrechnungen übergeben werden sollen.
6. Starten Sie den Export, lesen Sie die Hinweise und kontrollieren Sie die erzeugten Dateien.
7. Übergeben Sie die Buchungsdateien und das gesamte Belegpaket einschließlich des Unterordners „belege“.

Belegpaket und NAS

Das Belegpaket enthält ein HTML- und CSV-Verzeichnis sowie die zugehörigen Originaldateien. Über das HTML-Verzeichnis kann die Kanzlei die Originale im Browser öffnen. Die HTML-Datei allein genügt für die Übergabe nicht.

Für einen NAS-Ordner benötigt der Programmrechner Schreibzugriff und die Kanzlei Leserechte auf das gesamte Paket. Die genaue Klickanleitung finden Sie im PDF-Handbuch ab Seite 13.

Eine automatische Beleganzeige innerhalb von DATEV ist mit dem HTML-Verzeichnis nicht eingerichtet. Unvollständig erzeugte Exporte dürfen nicht übergeben werden; klären Sie die angezeigten Fehler und exportieren Sie erneut.

Häufige Fragen zum BelegManager

Die KI lässt einen Beleg offen – was tun?

Öffnen Sie den Beleg und lesen Sie den KI-Kommentar oder das Protokoll. Prüfen Sie fehlende Angaben, Beträge, Konten und eine mögliche Dublette. Ein abgelehnter Vorschlag ist keine erledigte Buchung.

Der KI-Server ist erreichbar, aber es gibt kein Modell.

Laden Sie ein Modell im KI-Programm und prüfen Sie anschließend die Statusanzeige im Hauptfenster. Eine angezeigte Modellliste allein genügt nicht.

Ein Beleg ist nicht zu finden.

Kontrollieren Sie zuerst Firma, Zeitraum, Status und Suchfilter. Die Kennzahlen beziehen sich auf Zeitraum und Status; eine Textsuche schränkt zusätzlich ein.

Die Kanzlei kann das Belegverzeichnis öffnen, aber keine Originale.

Stellen Sie das vollständige Paket einschließlich des Unterordners „belege“ bereit. Kontrollieren Sie die Leserechte und erhalten Sie die Ordnerstruktur.

Wo finde ich weitere Hilfe?

Drücken Sie F1 im jeweiligen Fenster oder öffnen Sie „Hilfe…“. Für Einrichtung und Unterstützung erreichen Sie ECL unter info@ecl-gmbh.de.

Das vollständige Handbuch als PDF

BelegManager – Anleitung für den Alltag
Handbuchstand: 13.10.2026 · 23 Seiten · PDF, ca. 185 KB

Vollständiges PDF-Handbuch öffnen

Die vollständige Anleitung enthält zusätzlich Erste Schritte, das Hauptfenster und die Farben der Belegliste, Barkasse, DATEV-Import aus ERP-Systemen, NAS-Export, Auswertungen, Protokoll, Jahresabschluss, Chat/MCP, Installation, OCR, Datensicherung und Tastenkürzel.

Die Abbildungen zeigen Beispiel- und Probelaufansichten. Die Web-Anleitungen sind ausgewählte Abläufe aus dem Handbuch. Einzelne Bezeichnungen können je nach Programmstand abweichen.

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