PakShop – Handbuch und Anleitung

Die passende Anleitung finden

• Paketannahme und Einlagerung
• Pakete suchen, Fotos und Notizen
• Kunden per E-Mail informieren
• Abholung mit elektronischer Unterschrift
• Lagerpreise, Gutscheine und Guthaben
• Mobile Arbeit und Kundenportal
• Vollständiges Handbuch und weitere Themen

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Paketannahme und Einlagerung

1. Öffnen Sie die Paketannahme und wählen Sie den richtigen Kunden.
2. Erfassen oder scannen Sie die Sendungsnummer. Wählen Sie Paketdienst, Sendungsart und Lagerort.
3. Kontrollieren Sie Einlagerungsdatum und Tarif. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Notiz oder ein Foto.
4. Aktivieren Sie die Benachrichtigung, wenn eine E-Mail vorgesehen ist.
5. Speichern Sie das Paket und legen Sie es am ausgewählten Lagerplatz ab.
6. Kontrollieren Sie im Paketlager, ob der Datensatz vorhanden ist und zum richtigen Kunden gehört.

Die interne Paketnummer und die ursprüngliche Sendungsnummer sind unterschiedliche Angaben. Bei einer Meldung zu einer doppelten Nummer klären Sie den bestehenden Vorgang, bevor Sie fortfahren.

Speichern und Mailversand sind getrennte Schritte: Eine vorgemerkte E-Mail beweist noch keine Zustellung.

Pakete suchen, Fotos und Notizen

Suchen Sie im Paketlager nach interner Paketnummer, Kunde, Name oder Firma. Der Lagerort zeigt den physischen Ablageplatz. Setzen Sie Filter bei Bedarf zurück, um wieder den vollständigen Bestand zu sehen.

In der mobilen Web-App stehen Paketinformationen nach Paketnummer oder Kunde bereit. Scan und manuelle Eingabe sind alternative Suchwege.

Fotos dokumentieren Zustand oder besondere Merkmale einer Sendung. Prüfen Sie, ob sie dem richtigen Paket zugeordnet sind. Notizen und Fotos können im Kundenportal sichtbar sein; hinterlegen Sie deshalb nur Inhalte, die für diesen Kunden bestimmt sind.

Lagerplätze im System und Regale im Betrieb sollten dieselbe gut lesbare Bezeichnung tragen.

Kunden per E-Mail informieren

1. Die Administration richtet Absender, Mailserver und Vorlagen ein und prüft eine Testnachricht.
2. Kontrollieren Sie beim Kunden E-Mail-Adresse und Benachrichtigungsoptionen.
3. Merken Sie bei der Annahme die gewünschte Benachrichtigung vor.
4. Prüfen Sie unter Benachrichtigung den Versandstatus: offen, versendet oder fehlerhaft.
5. Klären Sie Fehler und verwenden Sie „Erneut senden“ gezielt, um unnötige doppelte Nachrichten zu vermeiden.

PakShopmailer verarbeitet die vorgemerkten Nachrichten. Eine als versendet markierte Nachricht ist kein Nachweis, dass der Kunde sie gelesen hat. Zusätzliche Lagerzeiterinnerungen benötigen die passende Einrichtung der Hintergrundaufgaben.

Abholung mit elektronischer Unterschrift

1. Öffnen Sie die Abholung und suchen Sie Kunde oder Paket.
2. Wählen Sie nur die tatsächlich abzuholenden Sendungen aus.
3. Prüfen Sie Abholernamen, Anzahl, Datum, Gesamtpreis und gegebenenfalls Guthaben.
4. Fordern Sie die Unterschrift an und lassen Sie sie auf der vorgesehenen Oberfläche erfassen.
5. Wählen Sie in der zentralen Verwaltung nach erfolgreicher Unterschrift „Abholung OK“.
6. Kontrollieren Sie unter „Abgeholt“, ob die Übergabe mit den richtigen Positionen und dem richtigen Betrag gespeichert ist.

Die Unterschrift allein schließt den Vorgang nicht ab. Bei Verbindungsproblemen prüfen Sie zunächst den bestehenden Vorgang und seinen Status, bevor Sie eine neue Ausgabe starten.

Eine Rücknahme der Paketausgabe ist nicht automatisch eine Geldrückzahlung. Betroffene Zahlungen müssen gesondert geprüft werden.

Lagerpreise, Gutscheine und Guthaben

Die Sendungsart enthält einen Pauschalpreis für die vereinbarte Zahl von Pauschaltagen. Danach werden zusätzliche Lagertage mit dem eingerichteten Tagespreis berechnet.

Beispiel mit frei gewählten Zahlen: Bei 3,00 Euro Pauschalpreis für fünf Tage und 0,50 Euro je zusätzlichem Tag ergeben acht ermittelte Lagertage 4,50 Euro. Das ist ein Rechenbeispiel und keine Preisliste.

Wählen Sie für eine Guthabenaufladung den richtigen Kunden und buchen Sie nur den tatsächlich vereinnahmten Betrag. Prüfen Sie vor der Ausgabe Guthaben und Gesamtpreis und kontrollieren Sie anschließend Zahlung und Ausgabe beim Kunden.

Lagerpreisberechnung und Guthabenverwaltung ersetzen keine vollständige Finanzbuchhaltung. Die ausführlichen Abläufe finden Sie im Handbuch ab Seite 10.

Mobile Arbeit und Kundenportal

PakShopApp im Browser

Die mobile Web-App ist für Smartphone und Tablet gestaltet. Sie benötigt eine Verbindung zum bereitgestellten Webserver. Je nach Einrichtung stehen Einzel- und Sammelannahme, Paket- und Kundensuche sowie verschiedene Ausgabewege zur Verfügung.

Prüfen Sie Kamera-Berechtigung und Scannerfunktion auf dem verwendeten Gerät vor dem täglichen Einsatz. Sendungsnummern können alternativ manuell eingegeben werden.

Kundenportal

Kunden können über den vorgesehenen Zugang ihre gelagerten Sendungen, Details und Historie aufrufen. Mitarbeiterzugänge und Gateway-Zugangsinformationen gehören nicht in die Kundenkommunikation.

Native Android-App

Die eigenständige Android-App mit lokaler Datenhaltung ist eine separate Erweiterung. Der verfügbare Funktionsumfang muss anhand des bereitgestellten Builds geprüft werden. Ihre Offline-Funktionen gelten nicht automatisch für die mobile Web-App.

Das vollständige PakShop-Handbuch

Handbuch für Mitarbeitende und Administration
Stand: 14.10.2026 · 19 Seiten · PDF, ca. 115 KB

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Weitere Themen sind Stammdaten, Programme und Hintergrunddienste, Historie und Korrekturen, technische Einrichtung, Android-Synchronisation, Datensicherung und Fehlerhilfe.

Das Handbuch beschreibt den bereitgestellten Projektstand. Einzelne Bezeichnungen und verfügbare Funktionen können je nach installierter Programmversion abweichen.

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